Nên tự động hóa việc gì trước? Cách chấm điểm công việc lặp lại trong doanh nghiệp nhỏ

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ muốn áp dụng tự động hóa nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Một số người mua phần mềm trước rồi mới tìm việc để dùng, dẫn đến công cụ bị bỏ xó sau vài tuần. Số khác cố tự động hóa ngay quy trình phức tạp nhất và bỏ cuộc khi gặp lỗi.

Tự động hóa là việc dùng phần mềm để thực hiện các bước công việc thay cho thao tác tay, theo quy tắc định sẵn. Cách tiếp cận bền vững là liệt kê công việc lặp lại, chấm điểm từng việc, rồi chọn việc dễ và có lợi nhất để làm trước.

Bước 1: liệt kê công việc lặp lại trong một tuần

Trong một tuần, bạn và từng nhân viên ghi lại những việc làm đi làm lại. Không cần chính xác tuyệt đối, chỉ cần ghi tên việc, tần suất và thời gian ước tính mỗi lần. Một số ví dụ thường gặp:

• Nhập đơn hàng từ tin nhắn vào bảng tính.
• Gửi tin nhắn xác nhận đơn và thông báo giao hàng.
• Đăng cùng một bài lên nhiều kênh mạng xã hội.
• Tổng hợp doanh thu cuối ngày từ nhiều nguồn.
• Đổi tên, sắp xếp và nén ảnh sản phẩm.
• Gửi email nhắc thanh toán.
• Chuyển thông tin khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu sang danh sách chăm sóc.

Danh sách này thường dài hơn bạn nghĩ. Việc ghi lại còn giúp phát hiện những bước thừa có thể bỏ hẳn mà không cần tự động hóa.

Bước 2: chấm điểm theo bốn tiêu chí

Với mỗi việc, bạn chấm điểm từ 1 đến 3 theo bốn tiêu chí sau:

1. Tần suất: việc làm hàng ngày được 3 điểm, hàng tuần 2 điểm, hàng tháng 1 điểm.
2. Thời gian: việc tốn nhiều thời gian mỗi lần được điểm cao hơn.
3. Mức độ theo quy tắc: việc có quy tắc rõ ràng, ít ngoại lệ được 3 điểm. Việc cần phán đoán theo từng trường hợp được 1 điểm.
4. Rủi ro khi sai: việc nếu sai thì hậu quả nhỏ, dễ sửa được 3 điểm. Việc liên quan đến tiền, hợp đồng hoặc dữ liệu cá nhân được 1 điểm.

Cộng bốn điểm lại, việc có tổng điểm cao nhất là ứng viên tự động hóa đầu tiên. Thường đó là những việc lặp lại hàng ngày, có quy tắc rõ và sai cũng dễ sửa, như sắp xếp ảnh hay đăng bài đã duyệt lên nhiều kênh.

Bước 3: phân loại thành ba nhóm

Sau khi chấm điểm, bạn chia danh sách thành ba nhóm:

• Tự động hóa ngay: điểm cao, công cụ có sẵn, thiết lập trong vài giờ.
• Tự động hóa một phần: máy làm bước chuẩn bị, con người duyệt bước cuối. Ví dụ AI soạn nháp email nhắc thanh toán, kế toán kiểm tra rồi mới gửi.
• Giữ thao tác tay: việc cần phán đoán, ít lặp lại hoặc rủi ro cao như đàm phán giá, xử lý khiếu nại.

Nhóm thứ hai thường mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn tiết kiệm phần lớn thời gian mà vẫn giữ quyền kiểm soát ở bước quan trọng.

Bước 4: chọn công cụ phù hợp

Khi đã biết việc cần tự động hóa, bạn mới chọn công cụ. Một số câu hỏi giúp lọc nhanh:

• Công cụ có kết nối với phần mềm doanh nghiệp đang dùng không, như bảng tính, phần mềm bán hàng, mạng xã hội?
• Công cụ kết nối qua cách chính thức mà nền tảng cho phép hay dùng thủ thuật không được hỗ trợ?
• Khi một bước bị lỗi, công cụ có báo rõ để bạn xử lý không?
• Nhân viên không chuyên kỹ thuật có tự thiết lập và sửa được không?
• Chi phí có phù hợp với thời gian tiết kiệm được không?

Câu hỏi về kết nối chính thức đặc biệt quan trọng với mạng xã hội. Công cụ dùng cách không được nền tảng hỗ trợ có thể khiến tài khoản bị hạn chế. Bài viết về kết nối kênh chính thức trước khi tự động hóa trên blog CoolMe giải thích lý do và các bước kiểm tra.

Vai trò của AI agent trong tự động hóa

Tự động hóa truyền thống chạy theo quy tắc cố định: nếu có đơn mới thì gửi tin nhắn xác nhận. AI agent là phần mềm có thể nhận yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, tự chia nhỏ thành các bước và gọi công cụ khác để thực hiện. Điều này mở rộng phạm vi tự động hóa sang những việc trước đây cần con người, như viết nội dung theo chủ đề rồi đưa vào lịch đăng.

Tuy vậy, AI agent vẫn cần ranh giới rõ ràng và người duyệt. Bài phân tích về AI agent tự động hóa công việc cho shop Việt gợi ý một số quy trình phù hợp để thử trước. Các hướng dẫn thao tác cơ bản với công cụ AI cũng có tại trang Hướng dẫn CoolMe AI.

Bước 5: chạy thử và đo lường

Trước khi áp dụng cho toàn bộ công việc, bạn nên chạy thử trong hai tuần với phạm vi nhỏ. Trong thời gian này, hãy ghi lại:

• Thời gian thực tế tiết kiệm được mỗi ngày.
• Số lần công cụ gặp lỗi và nguyên nhân.
• Thời gian nhân viên phải bỏ ra để kiểm tra, sửa kết quả.
• Phản hồi của khách hàng nếu việc đó có liên quan đến khách.

Nếu thời gian kiểm tra và sửa lỗi gần bằng thời gian làm tay, việc đó chưa nên tự động hóa hoặc cần đổi cách thiết lập.

Những sai lầm cần tránh

• Tự động hóa một quy trình đang lộn xộn. Hãy sắp xếp quy trình trước, rồi mới để máy làm.
• Không chỉ định người chịu trách nhiệm theo dõi. Mỗi luồng tự động cần một người kiểm tra định kỳ.
• Không ghi lại cách thiết lập. Khi người thiết lập nghỉ việc, cả nhóm không biết sửa.
• Tự động hóa toàn bộ phần giao tiếp với khách. Khách hàng vẫn cần được trả lời bởi con người ở những tình huống quan trọng.

Nếu việc có điểm cao nhất trong danh sách của bạn là đăng bài lên nhiều kênh, có thể thử CoolMe Automation để lên lịch đăng đa kênh qua kết nối chính thức của từng nền tảng.